Integración ERP y desarrollo de contenidos de alto impacto - F. Universitaria Católica del Norte - Colombia
[MÚSICA] Un cordial saludo para todos. El día de hoy quiero darles una cálida bienvenida a nuestra institución y a todas las experiencias que hemos tenido a lo largo de esta trayectoria de la institución con todo el manejo de plataformas educativas y, en especial, en este momento, con nuestra experiencia que hemos tenido con la plataforma Canvas. Mi nombre es Diego Alejandro Torres Correa, soy Ingeniero Informático y especialista en inteligencia de negocios de esta institución. Adicional a eso, llevo 12 años trabajando con plataformas educativas LMS en la Fundación Universitaria Católica del Norte, y hoy queremos contarles un poco de nuestras experiencias que hemos tenido en todo el tema de integración de nuestro sistema académico con la plataforma LMS Canvas y con el desarrollo de contenido de alto impacto para el mejoramiento continuo del proceso académico. Como introducción, queremos contarles un poco. La Católica del Norte es una institución de educación virtual que lleva ya 25 años brindando servicios de educación superior, educación básica y media y posgrados a nivel nacional y también de manera internacional.
Por eso nos hemos acoplado a Canvas como una de las mejores alternativas y estrategias para poder llevar a cada uno de nuestros diferentes procesos académicos la mejor calidad a nivel del sistema y, por eso, queremos contarles un poco de todo lo que nos ha permitido potenciar nuestra plataforma, la plataforma Canvas, al mejoramiento de los procesos tanto mediacionales académicos de nuestra institución. Por lo tanto, eso nos ha ayudado a fortalecer y hemos evidenciado, de manera exponencial, Todo lo que maneja el tema de integraciones y el desarrollo de estos contenidos de alto impacto. De manera inicial, vamos a hablar un poco de lo que tiene que ver con integraciones. Las integraciones nos han permitido unir nuestra plataforma LMS Canvas con nuestro sistema académico que es Akademos O, un sistema hecho aquí en Colombia, y nos ha permitido todo lo que tiene que ver con automatización de los procesos que vamos a hablar a continuación. Tenemos un tema de creación de períodos, creación de cursos, creación de usuarios, enrolamientos de acuerdo al rol de cada uno de los estudiantes la extracción de las calificaciones y el registro, de manera masiva, de tanto las calificaciones del sistema académico como la descarga masiva de todos estos diferentes centros de calificaciones.
¿Cómo funciona? Aquí tenemos, básicamente, un flujograma de cómo está funcionando actualmente nuestro sistema. Tenemos a un lado nuestro sistema académico, que es Akademos O, nuestro ERP, y al lado izquierdo tenemos nuestra plataforma LMS Canvas. Para esto, desarrollamos una aplicación intermedia que nos permite transformar los datos de un lado para poderlos pasar al otro de manera mucho más fácil y rápida para que se mejore todo el proceso académico. ¿Cómo lo estamos haciendo? En nuestro sistema académico, que es el core de la institución, estamos trayendo toda la información, todos los datos de los estudiantes que realizan su pago, de los docentes que están asignados en un curso, de los cursos que están asignados a un período, Y todo eso, de manera automática, lo estamos pasando a esta aplicación intermedia, que se llama SIS Integraciones, y de ahí, lo estamos llevando, directamente, a través de las API de integración que Canvas nos permite utilizar. De manera fácil, nos permite llevar toda esta información crear los períodos, crear los cursos, los usuarios y los enrolamientos de acuerdo al mismo rol que tengan en el sistema académico.
Después de esto, ellos pueden comenzar con todo su proceso sin tener que esperar a que se realice una matrícula manual, o que tengamos que esperar a que el estudiante reporte el pago. No, eso se hace todo de manera automatizada. El estudiante realiza el pago, y en las horas de ejecución del sistema intermedio va a traer toda esa información y la va a poder llevar, directamente, a la LMS Canvas. Eso digamos que es el proceso que hace de ida. Ahora, el retorno es uno de los procesos más grandes que hemos logrado, gracias a todo lo que Canvas nos ha permitido hacer, gracias a sus API de integraciones, devolver las notas.
Entonces cogemos cada uno de los centros de calificaciones que tenemos en nuestro período, en nuestros cursos lo estamos convirtiendo, básicamente a la nota definitiva que es la que el sistema académico nos permite traer. En este caso, estamos trayendo esa nota definitiva de cada uno de los centros de calificaciones, está pasando por una interfaz intermedia y lo estamos llevando, directamente, al sistema académico como tal. Evitando un montón de reprocesos, evitando un montón de trabajos manuales por parte de los docentes, y obviamente, reduciendo un poco los errores. Más adelante vamos a hablar de todos los beneficios que nos ha traído esta interfaz intermedia entre nuestro ERP y la plataforma LMS Canvas. Adicional a eso, un plus, que es un proceso un poco tedioso es que para todo el registro histórico de notas se debe de descargar cada uno de estos centros de calificaciones.
¿Qué pasa? Era un proceso que se hacía anteriormente manual, las áreas se demoraban, aproximadamente, dos y tres días en realizar dicho proceso. En este caso, todos los centros de calificaciones están quedando almacenados dentro de la interfaz intermedia y esa información la estamos descargando de manera masiva. Básicamente, descargando hasta en un promedio de 15 a 20 minutos. Entonces estamos reduciendo un montón el tiempo y reduciendo todo este tipo de procesos manuales y errores que pueden llegar a suceder. Ahora hablamos un poco de los beneficios.
En este caso ya mencioné algunos anteriormente pero vamos a hablar un poco de cada uno de ellos. Primero, tenemos la normalización y automatización de los procesos de matrícula, donde ya no se debe tener un documento en Excel o una base de datos manual donde cada uno de los usuarios intervienen y tenemos que empezar a cargar la información de manera manual a la plataforma. Ya todo está automatizado dentro del proceso y va a ser muchísimo más rápido para nosotros hacer toda la exportación de información desde nuestro sistema académico a nuestra LMS. Disminución de los tiempos de los procesos, lo acabo de mencionar. Procesos que, anteriormente, nos demoraban dos y tres días por todo lo que tenía que hacer todo este proceso manual, básicamente se redujeron entre 10 y 15 minutos para optimizar los tiempos y dedicar ese tipo de tiempos a otros procesos diferentes a nivel institucional.
La reducción de las fallas de los procesos manuales es lo que más ha impactado todo ese tema porque ya sabemos que cuando hay procesos manuales tendemos, de pronto, a generar algunas dificultades o errores que son errores humanos, y en este tipo de procesos. . . de importar, o copiar y pegar podemos encontrar dichas dificultades. Ahora, como todo está directamente por sistema, traído desde una base de datos, pasando por una interfaz intermedia, y luego llevándolo, directamente, a la LMS, se reduce, de manera exponencial, todos los tipos de errores manuales o fallas manuales que puedan llegar a ocurrir.
Adicional a eso, está integrado todo lo que tenemos en un lado. En este caso, lo que tenemos en la plataforma Canvas tiene que ser exactamente lo mismo que vamos a tener en nuestro sistema académico porque, básicamente, se deben conversar, de manera automatizada, y todo lo que pase en un lado tiene que ocurrir, de manera sincrónica, en el otro. Un proceso muy importante es la apropiación de las áreas involucradas Anteriormente, esto era un proceso de TI y sabemos que todo lo que tiene que ver con matrícula no es del área de tecnología, sino que hay áreas especializadas al interior de las instituciones educativas que deben de tomar, digamos, la batuta de todo lo que tiene que ver con esto. En este caso, el área de admisiones y registro ya es la involucrada y, digamos, la protagonista de todo este proceso ya que la interfaz intermedia que fue desarrollada cuenta con una interfaz gráfica lo suficientemente amigable para que los usuarios finales sean quienes den uso a la misma. Son los que se encargan de ejecutar todo este proceso de manera masiva, y evitamos que, en el área de tecnología, estemos también revisando y pendientes de todo eso, sino que todo transcurre de manera transparente a través del mismo sistema.
También tenemos la descarga masiva de todos los centros de calificaciones, que redujimos un montón de tiempo dentro del proceso. Básicamente, de dos días, anteriormente, a 15 minutos, y todo esto ha sido gracias a todo este tema de integración y demás. Y por último, tenemos una correcta gestión de los usuarios de la LMS. Donde, anteriormente, teníamos un montón de usuario regados ahora todos los usuarios deben pasar por la interfaz intermedia que está construida y estamos a disposición de las diferentes personas que quieran conocerla, que quieran, de pronto, abordar este tema de integración tenemos un equipo experto en todo este proceso que podemos llegar a revisar con las diferentes instituciones que aún no tengan una integración, poder ofrecerles este servicio y validar cómo podríamos llegar a montar todo este proceso en las diferentes instituciones donde aún no lo tengan. Con esto tenemos, digamos, nuestra primera parte, que era todo el tema de integración.
Ahora pasamos a revisar lo que tenemos en este momento que son los contenidos de alto impacto. Como lo he mencionado, nuestra plataforma educativa ha sido uno de los plus más importantes al ser una institución de educación superior 100% virtual, hemos tenido la necesidad de contar con unos contenidos que sean acordes a lo que un estudiante de educación virtual se merece. Hemos tenido la opción, y tenemos ya 25 años de experiencia construyendo contenidos de alto impacto, mejorando, cada vez, todo lo que tiene que ver con el manejo de medios, de medios educativos, de todo lo que conlleva crear un contenido acorde a lo que los estudiantes necesitan hoy en día de acuerdo a cada uno de los diferentes cursos que se está impartiendo. Entonces, hemos llegado a la conclusión de contar con un muy buen proceso de producción desde que se crea el contenido, desde que se idea un contenido, hasta que se lleva directamente al estudiante. Todo esto se maneja de manera crítica, manejando un pensamiento crítico, un pensamiento creativo, y comprendiendo todo lo que conlleva un proceso académico.
En este caso, digamos que trabajamos, básicamente, con tres pilares: tenemos el pilar de mediaciones pedagógicas, uno de comunicaciones y uno de tecnologías. Vamos a ver ahora quiénes intervienen en todo este proceso y quiénes son las personas que, en este momento hacen parte de toda esta magia de crear un contenido de alto impacto para la institución. Entonces, en este caso, esta es la capacidad instalada que tenemos en este momento. Dentro del talento humano de la institución contamos con una coordinación de un centro de virtual y cultura digital, una coordinadora. Allí ella hace parte, digamos, cuenta con tres paneles o tres pilares fundamentales en toda esta construcción que, más adelante, vamos a ver cómo funciona.
Contamos con la unidad pedagógica mediacional, con un líder de la unidad, en este caso, una persona que tiene a su disposición un equipo de cuatro asesores pedagógicos mediacionales y un corrector de estilo. Tenemos el segundo pilar, que es el pilar de comunicación, donde tenemos un líder de diseño mediacional y, a su disposición, cuenta con tes diseñadores visuales; y contamos con un líder de unidad de producción multimedial y con él, a su disposición, cinco productores multimediales y audiovisuales. Y por último, el tercer pilar, que es el tecnológico, que contamos con un desarrollador web que se encarga de la maquetación de todo lo que esto conlleva. Vamos a ver, a continuación cómo funciona desde que se idea un contenido hasta que sale, directamente, al aire para los estudiantes. Aquí tenemos los tipos de recursos que estamos manejando La idea de todos los recursos que vemos en pantalla es, básicamente, vincular estos recursos directamente al contenido, que se vuelvan una parte fundamental e importante el contenido.
No descargar un video por cargarlo, no descargar un audio por cargarlo, no es agregar un texto aparte por cargarlo. Es que este video, está animación, esta imagen, este texto, haga parte, directamente, de toda la construcción del contenido. Digamos así, que vaya de la mano toda la información, todo el texto, más el contenido, más el video, más el audio, y con todo esto podamos generar un contenido que permita al estudiante permanecer, de manera constante, conectado en la plataforma, permanecer conectado directamente en el curso, y que no tenga que estar desvariando buscando información en otro lado, sino que todo se le entregue directamente al interior de la plataforma. Dentro de los tipos de recursos vemos las diferentes opciones que estamos manejando. Tenemos la capacidad interna de grabar los videos, de crear las animaciones, de crear las imágenes, de todo el tema de audios, y estamos, también, dispuestos.
Contamos con un muy buen espacio para que las personas que deseen ser parte de este proceso lo hagan y nos contacten y hagamos todo este proceso de crear contenidos de alto impacto para las diferentes instituciones educativas que lo necesiten o no tengan la forma de crear lo que vamos a ver a continuación. Aquí tenemos todo el proceso completo, desde que se idea un contenido hasta que sale directamente al aire con todo el tema de tiempos, con todo el tema de los diferentes momentos que esto conlleva. En este caso, contamos con un proceso, directamente, de ideación del contenido, dónde llega al área de la coordinación del Centro de virtualidad y cultura digital, pasamos por un primer momento y un primer pilar donde comienza, directamente, a actuar. Este primer momento tiene un proceso, aproximadamente, de 15 días, y es todo el acompañamiento y la asesoría del experto temático, que es quien comienza a revisar el contenido: cómo se desea idealizar, cómo se desea cargar, cómo queremos que este contenido este vinculado directamente para el proceso académico. Entonces vemos que tiene un proceso de más o menos de 15 días para que este contenido sea acorde a lo que se requiera para las personas poder exponerlo a los estudiantes como tal.
Pasamos a un segundo y tercer momento. Básicamente aquí estamos hablando de la Unidad pedagógica y mediacional. En este caso, tenemos un corrector de estilo y las mediaciones pedagógicas donde todo lo que ya se construyó inicialmente se comienza a revisar: todo el tema de ortografía, de cómo está maquetada la información, pasamos por los diferentes editores de texto y, muy importante, el tema del plagio. Pasa por las herramientas acordes para evitar incidir en este tema tan complicado hoy en día, en todo lo que tiene que ver en recursos académicos. Entonces, en este segundo y tercer momento entregamos un contenido mucho más limpio y con la información más centralizada para los usuarios finales.
Posteriormente, vámonos para un cuarto momento. También tiene un promedio de 15 días, donde ya pasa al segundo pilar, que es el pilar de comunicación, dónde comienza todo este tema de diseño mediacional donde comienzan los diseñadores gráficos a agregar los diferentes recursos, a agregar los diferentes datos e información que se requiera para poder alimentar el contenido. En este caso, pasa más o menos 15 días, cómo lo mencioné hace un rato, para poder revisar y agregar toda esta información, grabar los diferentes videos, los audios las animaciones que se requieran para poder vincularlas directamente al contenido y poder entregarlos de manera más organizada y como una forma mucho más viable para los usuarios finales. Y, por último, pasamos en un quinto momento, al tercer pilar que, en este caso, es el pilar de la tecnología, donde se realiza la integración a la plataforma. Esto conlleva, más o menos, todo el tiempo de maquetación.
. . en los diferentes formatos que el diseñador y el desarrollador web manejan. Agregar los diferentes formatos, agregar el contenido, sea en CSL, EN Bootstrap, JavaScript, en HTML y todo esto ya genera un contenido definitivo para ser vinculado a nuestra plataforma LMS Canvas y estar listo para cualquier proceso académico que desee comenzar dentro de la institución. Y tenemos algunas fotografías del centro de producción.
contamos con equipos de alta tecnología, contamos con los mejores software que se encuentran en este momento en el mercado para todo el tema de diseño, de maquetación, de creación de contenido entonces vemos un poco la información, perdón, la fotografía de cómo se está visualizando en este momento el centro. Y tenemos aquí la imagen, de hecho, en este momento, lo que estamos grabando lo estamos grabando desde el espacio de la segunda fotografía. Es el espacio que tenemos para grabar todos los videos, todos los audios, es un espacio insonorizado, con muy buena iluminación, con todas las medidas de seguridad para que no se interrumpa lo que se está grabando. Como lo ven en la imagen, y creo que lo logran ver al fondo, contamos con todos estos espacios para que los contenidos y todo este tema de recursos de video sean los mejores para los estudiantes y los docentes como tal. Acá los docentes pueden venir, realizar sus grabaciones, aquí mismo se les hace todo el proceso de postproducción y, por último, dejarlo de manera definitiva para que quede directamente vinculado en los contenidos que se desean exportar a la institución dentro de la plataforma educativa.
Aquí vemos la demo de cómo se ve un contenido de alto impacto al interior de la institución. Contamos, básicamente, con la plataforma educativa, y la vinculación directa de todos los archivos, de toda la información para que tengamos todos estos datos dentro de la plataforma, muchísimo más claro para los estudiantes y los usuarios finales. Vamos a ver un pequeño recorrido de cómo queda un contenido de alto impacto Voy a hacer uso de este curso que ven aquí en la parte inferior. Voy a ingresar a él. Aquí estamos al interior de nuestra plataforma LMS Canvas.
Aquí tenemos el curso como tal y aquí tenemos toda la información de los diferentes procesos que lleva el contenido de alto impacto y cómo lo visualizan los usuarios finales que, para este caso, son los estudiantes y son los docentes. Tenemos, entonces, una página principal con toda la información, donde tenemos una bienvenida y todos los datos que esto conlleva para la creación de estos espacios. Tenemos algunos tips o información directa para los usuarios finales, manejamos todo el tema de "temas", valga la redundancia, para generar un poco más ameno los contenidos y que sea todo de la misma coloración. Estamos manejando, por ejemplo, por decanaturas, colores, para que todos los cursos que están enfocados a una decanatura estén enfocados también los contenidos, también todo el tema que estamos viendo acá de coloración. Seguimos bajando y aquí podemos, por ejemplo, encontrar un video que es grabado aquí dentro de las instalaciones de la institución y hace parte, directamente, del contenido.
Voy a mermarle un poco el sonido para que no se escuche tan duro. [MÚSICA DEL VIDEO] Aquí vemos que es un video grabado en este mismo espacio donde estamos agregando todo el tema de postproducción, donde estamos agregando no solamente un video, sino que también estamos, directamente, vinculando información que es relevante, no solamente ver un video por verlo, sino que estamos, también, vinculando este tipo de textos para que sea un poco más ameno todo este proceso de edición de video y los estudiantes también hagan parte o sean partícipes de un contenido mucho más agradable y mucho más didáctico. Si seguimos aquí bajando, vemos toda la información del video como tal el nombre de la docente, cuánto dura, o lo que conlleva este tema de accesibilidad para que los usuarios con alguna discapacidad o alguna dificultad que no puedan visualizarlo de manera correcta lo puedan hacer a través de la plataforma como tal. Seguimos aquí bajando, aquí tenemos cómo ven los estudiantes el tema del contenido como tal. Aquí podemos ir navegando al interior del curso y vamos a encontrar toda la información que conlleva los datos del currículum de dicho curso, los diferentes elementos de competencia.
Aquí el estudiante puede hacer uso de toda esta información e ir encontrando todo lo que esto conlleva de manera ordenada, de acuerdo al desarrollo del contenido como tal. Seguimos aquí bajando, tenemos hipervinculada la información tanto a los módulos de aprendizaje como a las actividades del curso. Si le doy clic aquí, automáticamente me va a llevar a la opción de Tareas para que todo el proceso académico se viva dentro de la plataforma LMS, no tengamos que hacer uso de otras herramientas externas para poder cumplir con todo lo que el estudiante desea hacer en su proceso académico. Continuamos aquí bajando y nos encontramos en este caso con el nombre de la docente, el tema de información y contacto para que el estudiante tenga toda esta información a primera mano, y aquí contamos con todos los datos que maneja un contenido de alto impacto en la institución. Agradecemos, también, mucho a la plataforma.
En este caso podemos venirnos a la opción de editar aquí en la parte inferior, esperamos que cargue, aquí en la parte inferior podemos encontrar todo el tema de accesibilidad, encontramos que el contenido es accesible de acuerdo al mismo editor de accesibilidad que tiene la plataforma lo que encontramos aquí es más un tema de coloración en los hipervínculos pero de resto contamos con un contenido lo suficientemente accesible para las personas que utilizan algún lector de pantalla o alguna herramienta que les permita agilizar su proceso académico Entonces, están creando contenidos que son responsability para las personas que necesitan o hacen uso de herramientas para poder estudiar de manera mucho más ágil y sin ninguna dificultad. Ya con esto entregamos a los usuarios finales un contenido que es lo suficientemente fácil de manejar, con toda la información de primera mano en un solo espacio sin tener que estar buscando o navegando dentro de los paneles de la institución sino que todo lo encuentran de manera muchísimo más ágil gracias al manejo de la misma plataforma nos ha permitido. . . todo lo que estamos visualizando, en este momento, dentro de la pantalla.
Y con eso termina la presentación. Como lo mencioné inicialmente, mi nombre es Diego Alejandro Torres Correa, en la parte inferior tienen mi correo electrónico por si desean contactarnos y tener algún contacto directo con nosotros y validar cómo estamos manejando los procesos internos y podemos llegar a algún tema en conjunto entre las diferentes instituciones que les interese ver lo que actualmente tenemos acá en la institución. Nuevamente, muchísimas gracias, y hasta pronto.
Por eso nos hemos acoplado a Canvas como una de las mejores alternativas y estrategias para poder llevar a cada uno de nuestros diferentes procesos académicos la mejor calidad a nivel del sistema y, por eso, queremos contarles un poco de todo lo que nos ha permitido potenciar nuestra plataforma, la plataforma Canvas, al mejoramiento de los procesos tanto mediacionales académicos de nuestra institución. Por lo tanto, eso nos ha ayudado a fortalecer y hemos evidenciado, de manera exponencial, Todo lo que maneja el tema de integraciones y el desarrollo de estos contenidos de alto impacto. De manera inicial, vamos a hablar un poco de lo que tiene que ver con integraciones. Las integraciones nos han permitido unir nuestra plataforma LMS Canvas con nuestro sistema académico que es Akademos O, un sistema hecho aquí en Colombia, y nos ha permitido todo lo que tiene que ver con automatización de los procesos que vamos a hablar a continuación. Tenemos un tema de creación de períodos, creación de cursos, creación de usuarios, enrolamientos de acuerdo al rol de cada uno de los estudiantes la extracción de las calificaciones y el registro, de manera masiva, de tanto las calificaciones del sistema académico como la descarga masiva de todos estos diferentes centros de calificaciones.
¿Cómo funciona? Aquí tenemos, básicamente, un flujograma de cómo está funcionando actualmente nuestro sistema. Tenemos a un lado nuestro sistema académico, que es Akademos O, nuestro ERP, y al lado izquierdo tenemos nuestra plataforma LMS Canvas. Para esto, desarrollamos una aplicación intermedia que nos permite transformar los datos de un lado para poderlos pasar al otro de manera mucho más fácil y rápida para que se mejore todo el proceso académico. ¿Cómo lo estamos haciendo? En nuestro sistema académico, que es el core de la institución, estamos trayendo toda la información, todos los datos de los estudiantes que realizan su pago, de los docentes que están asignados en un curso, de los cursos que están asignados a un período, Y todo eso, de manera automática, lo estamos pasando a esta aplicación intermedia, que se llama SIS Integraciones, y de ahí, lo estamos llevando, directamente, a través de las API de integración que Canvas nos permite utilizar. De manera fácil, nos permite llevar toda esta información crear los períodos, crear los cursos, los usuarios y los enrolamientos de acuerdo al mismo rol que tengan en el sistema académico.
Después de esto, ellos pueden comenzar con todo su proceso sin tener que esperar a que se realice una matrícula manual, o que tengamos que esperar a que el estudiante reporte el pago. No, eso se hace todo de manera automatizada. El estudiante realiza el pago, y en las horas de ejecución del sistema intermedio va a traer toda esa información y la va a poder llevar, directamente, a la LMS Canvas. Eso digamos que es el proceso que hace de ida. Ahora, el retorno es uno de los procesos más grandes que hemos logrado, gracias a todo lo que Canvas nos ha permitido hacer, gracias a sus API de integraciones, devolver las notas.
Entonces cogemos cada uno de los centros de calificaciones que tenemos en nuestro período, en nuestros cursos lo estamos convirtiendo, básicamente a la nota definitiva que es la que el sistema académico nos permite traer. En este caso, estamos trayendo esa nota definitiva de cada uno de los centros de calificaciones, está pasando por una interfaz intermedia y lo estamos llevando, directamente, al sistema académico como tal. Evitando un montón de reprocesos, evitando un montón de trabajos manuales por parte de los docentes, y obviamente, reduciendo un poco los errores. Más adelante vamos a hablar de todos los beneficios que nos ha traído esta interfaz intermedia entre nuestro ERP y la plataforma LMS Canvas. Adicional a eso, un plus, que es un proceso un poco tedioso es que para todo el registro histórico de notas se debe de descargar cada uno de estos centros de calificaciones.
¿Qué pasa? Era un proceso que se hacía anteriormente manual, las áreas se demoraban, aproximadamente, dos y tres días en realizar dicho proceso. En este caso, todos los centros de calificaciones están quedando almacenados dentro de la interfaz intermedia y esa información la estamos descargando de manera masiva. Básicamente, descargando hasta en un promedio de 15 a 20 minutos. Entonces estamos reduciendo un montón el tiempo y reduciendo todo este tipo de procesos manuales y errores que pueden llegar a suceder. Ahora hablamos un poco de los beneficios.
En este caso ya mencioné algunos anteriormente pero vamos a hablar un poco de cada uno de ellos. Primero, tenemos la normalización y automatización de los procesos de matrícula, donde ya no se debe tener un documento en Excel o una base de datos manual donde cada uno de los usuarios intervienen y tenemos que empezar a cargar la información de manera manual a la plataforma. Ya todo está automatizado dentro del proceso y va a ser muchísimo más rápido para nosotros hacer toda la exportación de información desde nuestro sistema académico a nuestra LMS. Disminución de los tiempos de los procesos, lo acabo de mencionar. Procesos que, anteriormente, nos demoraban dos y tres días por todo lo que tenía que hacer todo este proceso manual, básicamente se redujeron entre 10 y 15 minutos para optimizar los tiempos y dedicar ese tipo de tiempos a otros procesos diferentes a nivel institucional.
La reducción de las fallas de los procesos manuales es lo que más ha impactado todo ese tema porque ya sabemos que cuando hay procesos manuales tendemos, de pronto, a generar algunas dificultades o errores que son errores humanos, y en este tipo de procesos. . . de importar, o copiar y pegar podemos encontrar dichas dificultades. Ahora, como todo está directamente por sistema, traído desde una base de datos, pasando por una interfaz intermedia, y luego llevándolo, directamente, a la LMS, se reduce, de manera exponencial, todos los tipos de errores manuales o fallas manuales que puedan llegar a ocurrir.
Adicional a eso, está integrado todo lo que tenemos en un lado. En este caso, lo que tenemos en la plataforma Canvas tiene que ser exactamente lo mismo que vamos a tener en nuestro sistema académico porque, básicamente, se deben conversar, de manera automatizada, y todo lo que pase en un lado tiene que ocurrir, de manera sincrónica, en el otro. Un proceso muy importante es la apropiación de las áreas involucradas Anteriormente, esto era un proceso de TI y sabemos que todo lo que tiene que ver con matrícula no es del área de tecnología, sino que hay áreas especializadas al interior de las instituciones educativas que deben de tomar, digamos, la batuta de todo lo que tiene que ver con esto. En este caso, el área de admisiones y registro ya es la involucrada y, digamos, la protagonista de todo este proceso ya que la interfaz intermedia que fue desarrollada cuenta con una interfaz gráfica lo suficientemente amigable para que los usuarios finales sean quienes den uso a la misma. Son los que se encargan de ejecutar todo este proceso de manera masiva, y evitamos que, en el área de tecnología, estemos también revisando y pendientes de todo eso, sino que todo transcurre de manera transparente a través del mismo sistema.
También tenemos la descarga masiva de todos los centros de calificaciones, que redujimos un montón de tiempo dentro del proceso. Básicamente, de dos días, anteriormente, a 15 minutos, y todo esto ha sido gracias a todo este tema de integración y demás. Y por último, tenemos una correcta gestión de los usuarios de la LMS. Donde, anteriormente, teníamos un montón de usuario regados ahora todos los usuarios deben pasar por la interfaz intermedia que está construida y estamos a disposición de las diferentes personas que quieran conocerla, que quieran, de pronto, abordar este tema de integración tenemos un equipo experto en todo este proceso que podemos llegar a revisar con las diferentes instituciones que aún no tengan una integración, poder ofrecerles este servicio y validar cómo podríamos llegar a montar todo este proceso en las diferentes instituciones donde aún no lo tengan. Con esto tenemos, digamos, nuestra primera parte, que era todo el tema de integración.
Ahora pasamos a revisar lo que tenemos en este momento que son los contenidos de alto impacto. Como lo he mencionado, nuestra plataforma educativa ha sido uno de los plus más importantes al ser una institución de educación superior 100% virtual, hemos tenido la necesidad de contar con unos contenidos que sean acordes a lo que un estudiante de educación virtual se merece. Hemos tenido la opción, y tenemos ya 25 años de experiencia construyendo contenidos de alto impacto, mejorando, cada vez, todo lo que tiene que ver con el manejo de medios, de medios educativos, de todo lo que conlleva crear un contenido acorde a lo que los estudiantes necesitan hoy en día de acuerdo a cada uno de los diferentes cursos que se está impartiendo. Entonces, hemos llegado a la conclusión de contar con un muy buen proceso de producción desde que se crea el contenido, desde que se idea un contenido, hasta que se lleva directamente al estudiante. Todo esto se maneja de manera crítica, manejando un pensamiento crítico, un pensamiento creativo, y comprendiendo todo lo que conlleva un proceso académico.
En este caso, digamos que trabajamos, básicamente, con tres pilares: tenemos el pilar de mediaciones pedagógicas, uno de comunicaciones y uno de tecnologías. Vamos a ver ahora quiénes intervienen en todo este proceso y quiénes son las personas que, en este momento hacen parte de toda esta magia de crear un contenido de alto impacto para la institución. Entonces, en este caso, esta es la capacidad instalada que tenemos en este momento. Dentro del talento humano de la institución contamos con una coordinación de un centro de virtual y cultura digital, una coordinadora. Allí ella hace parte, digamos, cuenta con tres paneles o tres pilares fundamentales en toda esta construcción que, más adelante, vamos a ver cómo funciona.
Contamos con la unidad pedagógica mediacional, con un líder de la unidad, en este caso, una persona que tiene a su disposición un equipo de cuatro asesores pedagógicos mediacionales y un corrector de estilo. Tenemos el segundo pilar, que es el pilar de comunicación, donde tenemos un líder de diseño mediacional y, a su disposición, cuenta con tes diseñadores visuales; y contamos con un líder de unidad de producción multimedial y con él, a su disposición, cinco productores multimediales y audiovisuales. Y por último, el tercer pilar, que es el tecnológico, que contamos con un desarrollador web que se encarga de la maquetación de todo lo que esto conlleva. Vamos a ver, a continuación cómo funciona desde que se idea un contenido hasta que sale, directamente, al aire para los estudiantes. Aquí tenemos los tipos de recursos que estamos manejando La idea de todos los recursos que vemos en pantalla es, básicamente, vincular estos recursos directamente al contenido, que se vuelvan una parte fundamental e importante el contenido.
No descargar un video por cargarlo, no descargar un audio por cargarlo, no es agregar un texto aparte por cargarlo. Es que este video, está animación, esta imagen, este texto, haga parte, directamente, de toda la construcción del contenido. Digamos así, que vaya de la mano toda la información, todo el texto, más el contenido, más el video, más el audio, y con todo esto podamos generar un contenido que permita al estudiante permanecer, de manera constante, conectado en la plataforma, permanecer conectado directamente en el curso, y que no tenga que estar desvariando buscando información en otro lado, sino que todo se le entregue directamente al interior de la plataforma. Dentro de los tipos de recursos vemos las diferentes opciones que estamos manejando. Tenemos la capacidad interna de grabar los videos, de crear las animaciones, de crear las imágenes, de todo el tema de audios, y estamos, también, dispuestos.
Contamos con un muy buen espacio para que las personas que deseen ser parte de este proceso lo hagan y nos contacten y hagamos todo este proceso de crear contenidos de alto impacto para las diferentes instituciones educativas que lo necesiten o no tengan la forma de crear lo que vamos a ver a continuación. Aquí tenemos todo el proceso completo, desde que se idea un contenido hasta que sale directamente al aire con todo el tema de tiempos, con todo el tema de los diferentes momentos que esto conlleva. En este caso, contamos con un proceso, directamente, de ideación del contenido, dónde llega al área de la coordinación del Centro de virtualidad y cultura digital, pasamos por un primer momento y un primer pilar donde comienza, directamente, a actuar. Este primer momento tiene un proceso, aproximadamente, de 15 días, y es todo el acompañamiento y la asesoría del experto temático, que es quien comienza a revisar el contenido: cómo se desea idealizar, cómo se desea cargar, cómo queremos que este contenido este vinculado directamente para el proceso académico. Entonces vemos que tiene un proceso de más o menos de 15 días para que este contenido sea acorde a lo que se requiera para las personas poder exponerlo a los estudiantes como tal.
Pasamos a un segundo y tercer momento. Básicamente aquí estamos hablando de la Unidad pedagógica y mediacional. En este caso, tenemos un corrector de estilo y las mediaciones pedagógicas donde todo lo que ya se construyó inicialmente se comienza a revisar: todo el tema de ortografía, de cómo está maquetada la información, pasamos por los diferentes editores de texto y, muy importante, el tema del plagio. Pasa por las herramientas acordes para evitar incidir en este tema tan complicado hoy en día, en todo lo que tiene que ver en recursos académicos. Entonces, en este segundo y tercer momento entregamos un contenido mucho más limpio y con la información más centralizada para los usuarios finales.
Posteriormente, vámonos para un cuarto momento. También tiene un promedio de 15 días, donde ya pasa al segundo pilar, que es el pilar de comunicación, dónde comienza todo este tema de diseño mediacional donde comienzan los diseñadores gráficos a agregar los diferentes recursos, a agregar los diferentes datos e información que se requiera para poder alimentar el contenido. En este caso, pasa más o menos 15 días, cómo lo mencioné hace un rato, para poder revisar y agregar toda esta información, grabar los diferentes videos, los audios las animaciones que se requieran para poder vincularlas directamente al contenido y poder entregarlos de manera más organizada y como una forma mucho más viable para los usuarios finales. Y, por último, pasamos en un quinto momento, al tercer pilar que, en este caso, es el pilar de la tecnología, donde se realiza la integración a la plataforma. Esto conlleva, más o menos, todo el tiempo de maquetación.
. . en los diferentes formatos que el diseñador y el desarrollador web manejan. Agregar los diferentes formatos, agregar el contenido, sea en CSL, EN Bootstrap, JavaScript, en HTML y todo esto ya genera un contenido definitivo para ser vinculado a nuestra plataforma LMS Canvas y estar listo para cualquier proceso académico que desee comenzar dentro de la institución. Y tenemos algunas fotografías del centro de producción.
contamos con equipos de alta tecnología, contamos con los mejores software que se encuentran en este momento en el mercado para todo el tema de diseño, de maquetación, de creación de contenido entonces vemos un poco la información, perdón, la fotografía de cómo se está visualizando en este momento el centro. Y tenemos aquí la imagen, de hecho, en este momento, lo que estamos grabando lo estamos grabando desde el espacio de la segunda fotografía. Es el espacio que tenemos para grabar todos los videos, todos los audios, es un espacio insonorizado, con muy buena iluminación, con todas las medidas de seguridad para que no se interrumpa lo que se está grabando. Como lo ven en la imagen, y creo que lo logran ver al fondo, contamos con todos estos espacios para que los contenidos y todo este tema de recursos de video sean los mejores para los estudiantes y los docentes como tal. Acá los docentes pueden venir, realizar sus grabaciones, aquí mismo se les hace todo el proceso de postproducción y, por último, dejarlo de manera definitiva para que quede directamente vinculado en los contenidos que se desean exportar a la institución dentro de la plataforma educativa.
Aquí vemos la demo de cómo se ve un contenido de alto impacto al interior de la institución. Contamos, básicamente, con la plataforma educativa, y la vinculación directa de todos los archivos, de toda la información para que tengamos todos estos datos dentro de la plataforma, muchísimo más claro para los estudiantes y los usuarios finales. Vamos a ver un pequeño recorrido de cómo queda un contenido de alto impacto Voy a hacer uso de este curso que ven aquí en la parte inferior. Voy a ingresar a él. Aquí estamos al interior de nuestra plataforma LMS Canvas.
Aquí tenemos el curso como tal y aquí tenemos toda la información de los diferentes procesos que lleva el contenido de alto impacto y cómo lo visualizan los usuarios finales que, para este caso, son los estudiantes y son los docentes. Tenemos, entonces, una página principal con toda la información, donde tenemos una bienvenida y todos los datos que esto conlleva para la creación de estos espacios. Tenemos algunos tips o información directa para los usuarios finales, manejamos todo el tema de "temas", valga la redundancia, para generar un poco más ameno los contenidos y que sea todo de la misma coloración. Estamos manejando, por ejemplo, por decanaturas, colores, para que todos los cursos que están enfocados a una decanatura estén enfocados también los contenidos, también todo el tema que estamos viendo acá de coloración. Seguimos bajando y aquí podemos, por ejemplo, encontrar un video que es grabado aquí dentro de las instalaciones de la institución y hace parte, directamente, del contenido.
Voy a mermarle un poco el sonido para que no se escuche tan duro. [MÚSICA DEL VIDEO] Aquí vemos que es un video grabado en este mismo espacio donde estamos agregando todo el tema de postproducción, donde estamos agregando no solamente un video, sino que también estamos, directamente, vinculando información que es relevante, no solamente ver un video por verlo, sino que estamos, también, vinculando este tipo de textos para que sea un poco más ameno todo este proceso de edición de video y los estudiantes también hagan parte o sean partícipes de un contenido mucho más agradable y mucho más didáctico. Si seguimos aquí bajando, vemos toda la información del video como tal el nombre de la docente, cuánto dura, o lo que conlleva este tema de accesibilidad para que los usuarios con alguna discapacidad o alguna dificultad que no puedan visualizarlo de manera correcta lo puedan hacer a través de la plataforma como tal. Seguimos aquí bajando, aquí tenemos cómo ven los estudiantes el tema del contenido como tal. Aquí podemos ir navegando al interior del curso y vamos a encontrar toda la información que conlleva los datos del currículum de dicho curso, los diferentes elementos de competencia.
Aquí el estudiante puede hacer uso de toda esta información e ir encontrando todo lo que esto conlleva de manera ordenada, de acuerdo al desarrollo del contenido como tal. Seguimos aquí bajando, tenemos hipervinculada la información tanto a los módulos de aprendizaje como a las actividades del curso. Si le doy clic aquí, automáticamente me va a llevar a la opción de Tareas para que todo el proceso académico se viva dentro de la plataforma LMS, no tengamos que hacer uso de otras herramientas externas para poder cumplir con todo lo que el estudiante desea hacer en su proceso académico. Continuamos aquí bajando y nos encontramos en este caso con el nombre de la docente, el tema de información y contacto para que el estudiante tenga toda esta información a primera mano, y aquí contamos con todos los datos que maneja un contenido de alto impacto en la institución. Agradecemos, también, mucho a la plataforma.
En este caso podemos venirnos a la opción de editar aquí en la parte inferior, esperamos que cargue, aquí en la parte inferior podemos encontrar todo el tema de accesibilidad, encontramos que el contenido es accesible de acuerdo al mismo editor de accesibilidad que tiene la plataforma lo que encontramos aquí es más un tema de coloración en los hipervínculos pero de resto contamos con un contenido lo suficientemente accesible para las personas que utilizan algún lector de pantalla o alguna herramienta que les permita agilizar su proceso académico Entonces, están creando contenidos que son responsability para las personas que necesitan o hacen uso de herramientas para poder estudiar de manera mucho más ágil y sin ninguna dificultad. Ya con esto entregamos a los usuarios finales un contenido que es lo suficientemente fácil de manejar, con toda la información de primera mano en un solo espacio sin tener que estar buscando o navegando dentro de los paneles de la institución sino que todo lo encuentran de manera muchísimo más ágil gracias al manejo de la misma plataforma nos ha permitido. . . todo lo que estamos visualizando, en este momento, dentro de la pantalla.
Y con eso termina la presentación. Como lo mencioné inicialmente, mi nombre es Diego Alejandro Torres Correa, en la parte inferior tienen mi correo electrónico por si desean contactarnos y tener algún contacto directo con nosotros y validar cómo estamos manejando los procesos internos y podemos llegar a algún tema en conjunto entre las diferentes instituciones que les interese ver lo que actualmente tenemos acá en la institución. Nuevamente, muchísimas gracias, y hasta pronto.