Impact: Comunicando cuando nadie lee emails - Universidad de Chapman - EE. UU.

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Bienvenidos. Estoy feliz de que se nos acompañen hoy para "Hacer un impacto; Comunicarse cuando nadie lee correos electrónicos" presentado por el equipo de Tecnología Educativa de la Universidad Chapman Soy Julie Johnson y soy la directora de Tecnología Educativa en Chapman Chapman University es una institución privada sin fines de lucro con campus en Orange California e Irvine California Somos una institución relativamente pequeña con aproximadamente 10. 000 estudiantes a tiempo completo y 1000 profesores a tiempo completo y parcial Nuestra institución en este momento es predominantemente presencial Uno de los factores distintivos de nuestra universidad es nuestro compromiso con la educación personalizada para nuestros estudiantes Y es con este compromiso en mente que queríamos introducir una herramienta en nuestro sistema de gestión de aprendizaje durante nuestra transición a SGA que ayudara a personalizar y agilizar la comunicación tanto a nuestro profesorado como a nuestros estudiantes Comenzamos nuestra transición de la pizarra al campus en el otoño de 2019 con un porcentaje muy pequeño de nuestros profesores utilizando el Sistema de Gestión de Aprendizaje en ese momento pero, por supuesto, todo eso cambió en 2020 Hoy me escucharán a mí y a mis colegas Sarah Blake y Elena Marusak Sarah fue la primera usuaria de Impact cuando se llamaba Easysoft y lo usó dentro de Blackboard Comenzó la asociación con Impact y hoy trabaja estrechamente con ellos Elena es el miembro de nuestro equipo que probablemente esté más informado sobre las habilidades de Impact Tomó la iniciativa de aprender a usar Campañas en Impact y es responsable de usar las herramientas para realizar informes eficaces Lo que pensamos compartir con ustedes hoy es dónde estamos con nuestra historia de Impact Como muchas buenas historias, comienza con un problema que hay que resolver Y nuestro problema, y tal vez el vuestro es cómo comunicarse mejor de manera oportuna con nuestros profesores y nuestros estudiantes Vamos a compartir nuestra experiencia como primeros usuarios de Impact mientras intentábamos resolver este problema Y luego vamos a compartir cómo utilizamos Impact hoy Vamos a dedicar tiempo debatiendo algunas de las lecciones importantes que hemos aprendido sobre la comunicación con Impact y, finalmente, nos preguntaremos si Impact resolvió nuestro problema ¿Nos ayuda a comunicarnos? Sarah, me gustaría pasarte el micrófono para que puedas compartir las experiencias como primeros usuarios de Impact. Gracias, Julie Nuestro proceso de adopción comenzó a principios de 2019 Tecnología Educativa trabajó con EasySoft en nuestra capacitación Practicamos el uso de la herramienta en los sistemas de gestión de aprendizaje Beta Instances antes de publicar cualquier mensaje en nuestros SGA En ese momento estábamos usábamos Blackboard Learn Capacitar a los tutores es algo muy valioso para el equipo no solo para aprender el sistema sino para conocer al equipo de apoyo y preguntar en relación con nuestra universidad y los objetivos de la herramienta Tuvimos reuniones mensuales regulares con nuestro gerente de servicio al cliente e interactuamos con ellos sobre dudas que teníamos de la herrmienta y solicitar recursos sobre campañas y mensajes listos para usar También queríamos ver ejemplos de casos de uso de otras instituciones Primero queríamos usar "mensajes" a tiempo real en Blackboard Learn para reducir las llamadas al servicio de asistencia de profesores y alumnos Algunos mensajes incluían enlaces a artículos de información y formularios como el formulario para solicitar fusionar un curso En segundo lugar queríamos que los profesores profundizaran en el uso de SGA Queríamos que el SGA no se viera solo parar almacenar contenido, sino como una herramienta de enseñanza para ayudar a nuestros alumnos. El uso más significativo de EasySoft se produjo durante el año 2020 los mensajes dirigidos para nuestra transición de Blackboard Learn a Canvas Enviamos mensajes al profesorado y los estudiantes sobre la transición y fechas información sobre capacitación, cambio de plataforma y pérdida de acceso Usamos distintos tipos de mensajes algunos incluían imágenes, enlaces a formularios, archivos y videos Para nuestro uso actual de Impact incorporamos mensajes con campañas para casi todos nuestros planes de comunicación Algunos ejemplos incluyen mensajes anuales y lanzamientos piloto Informamos a los profesores, nuevos o no, al inicio del trimestre sobre capacitación y sobre las listas de verificación para preparar sus cursos en Canvas En otoño, solemos probar una nueva herramienta de tecnología de enseñanza y pedimos a las facultades que se unan a nuestro piloto Se informa sobre qué es la herramienta la duración de la prueba piloto y el enlace a un formulario de registro Queremos información sobre qué herramientas se están utilizando o no y depender de los monitores de Impact para la integración de herramientas Canvas La imagen superior de esta diapositiva es un mensaje del sistema que aparece en la parte inferior derecha del panel de Canvas Enviamos este mensaje una semana antes del inicio del trimestre El mensaje se titula ‘Disponibilidad del curso’ y el texto del párrafo dice ‘Hola’ e incluye el nombre del estudiante. Si no ves tu curso listado aquí en el panel de inicio es porque tu itutor aún no ha publicado el curso Contacta con tu tutor si tienes alguna pregunta Activamos la función para recopilar opiniones de los usuarios para averiguar si este mensaje es útil o no Los usuarios pueden seleccionar el icono de los pulgares hacia arriba o hacia abajo y dejar un comentario.

La imagen en la parte inferior muestra los comentarios de los estudiantes con un total de 517 votos y 8. 12% pulgares hacia abajo Continuando con el mismo mensaje recibimos las opiniones de los estudiantes Esta imagen muestra las opiniones de los que eligieron el pulgar hacia arriba Veemos tres declaraciones comentarios Envien información Mis clases no aparecen Quiero información No tenía idea de dónde estaban mis clases faltantes y no sabía a quién preguntar ya que la mayoría de mis amigos tenían algunas clases o todas en el panel Poder rastrear los clics de los usuarios en los elementos de Canvas ver votos y comentarios nos informa si una campaña o mensaje tienen éxito o si tenemos que modificar la estrategia Elena hablará de la campaña para cambiar a una plataforma de vídeo diferente Muchas gracias Sarah La forma más reciente en que estamos utilizando Impact es comunicarnos con la comunidad Chapman sobre el abandono de Panopto y la adopción de YuJa como nuestra solución de video en el campus Cuando se envía un correo electrónico o una circular a la comunidad de Chapman lo seguimos con un mensaje de Impact en el panel de control de Canvas. Recibimos tantos mensajes que es fácil perderse un correo electrónico importante estamos seguros de que los tutores y alumnos ven los mensajes de en el panel hemos estado utilizando esta estrategia para mantener a todos informados sobre las fechas para la transición y las oportunidades de capacitación. También usamos mensajes rápidos cuando los usuarios desplazan el ratón o hacen clic en algo en Canvas Por ejemplo, hemos añadido un mensaje rápido en el enlace de vídeo de Panopto en el menú de navegación del curso de Canvas para reiterar que Panopto se reemplaza este otoño y un enlace a más información. También hemos añadido un mensaje en el enlace Zoom en el menú del curso Canvas A menudo los nuevos tutores nos dicen que cuando hacen clic en Zoom en su Curso de Canvas por primera vez y reciben un mensaje de error.

Este mensaje se debe a que aún no han no han activado su cuenta de Zoom Este sencillo mensaje de Impact les dice cómo pueden resolver el problema y los guía al sitio web de la cuenta Chapman en Zoom El número de consultas y correos sobre este problema ha disminuido desde que añadimos este mensaje de Impact. Elena gracias por compartir cómo usamos actualmente Impact en nuestra universidad Nos gustaría compartir lo que hemos hemos aprendido sobre Impact desde 2019 y esperamos que cualquier persona que esté usando Impact y que experimente algunos de estos mismos problemas o que esté considerando usar Impact encuentre útil esta conversación Así que Elena, una de las frustraciones que he experimentado y he escuchado a otros hablar de esto también, son los mensajes emergentes en Impact la gente a veces considera que mensajes emergentes son un poco irritantes y a veces no saben cómo cerrar los mensajes por completo. ¿qué crees que aprendimos sobre cómo gestionar esos mensajes emergentes? Sí, gracias Julie. Las ventanas emergentes pueden ser frustrantes Estas son algunas formas en que redujimos la frustración en torno a los mensajes emergentes Nuestra primera solución es ser estratégicos sobre para qué se utiliza Impact Para nosotros algunas cosas funcionan mejor como un anuncio de Canvas en lugar de una campaña o mensaje de Impact También debes tener en cuenta la frecuencia con que utilizas Impact porque muchos o constantes mensajes en diferentes áreas de Canvas al mismo tiempo pueden ser muy frustrantes para los usuarios y hemos tenido esta experiencia en el pasado Por ejemplo, para nuestra campaña de Impact para la transición a YuJa nos aseguramos de tener un mínimo de una semana entre mensajes para que los usuarios tuvieran un descanso de mensajes. Otra cosa que recomendamos es activar la función de comentarios para los mensajes porque los comentarios le ayudarán a medir el nivel de frustración y los comentarios es una de las funciones más valiosas de Impact.

Por último, hemos recibido comentarios de usuarios frustrados que no han podido hacer que los mensajes dejen de aparecer, como dijo Julie Si los usuarios no quieren que un mensaje vuelva a aparecer hay una casilla en la esquina inferior izquierda que pueden seleccionar que dice "no mostrar de nuevo" Necesitan comprobar esto y clicar la x en la esquina superior derecha del mensaje para que el mensaje deje de aparecer. Algo que puede ser útil es un mensaje que presente Impact a la comunidad y enseñe a la gente cómo usar esta función. Elena, muchas gracias otra tema aprendido sobre el que quería preguntar tiene que ver con los roles de usuario en Impact poder usar la función de roles es formidable pero sé que al principio no siempre tuvimos mucho éxito al asegurarnos de que solo los estudiantes verían los mensajes de los estudiantes y solo los profesores verían los mensajes de los profesores ¿y qué pasa con la creación de un mensaje que sólo ciertos individuos puedan ver? ¿Es esto posible en Impact? Sí, una de las cosas más poderosas de Impact es la capacidad de personalizar el mensaje y compartir información relevante y útil con quienes puedan beneficiarse de esa información. Un ejemplo es durante nuestra temporada de exámenes parciales y durante los exámenes finales muchos profesores que usan los cuestionarios de Canvas y tal vez no saben cómo dar tiempo adicional a aquellos alumnos que lo necesitan O a veces el profesor ha intentado darle tiempo extra a un estudiante pero tal vez no saben cómo las diferentes funciones de Canvas interactúan entre sí y, por eso, el estudiante no recibe el tiempo extra que necesita Pudimos aprovechar Impact para solucionar este problema. Primero usamos los conocimientos de Impact Tool Adoption para saber que profesores eran usuarios activos de custionarios Canvas y creamos una campaña a partir de estos datos En la campaña Impact, creamos un mensaje sobre cómo dar más tiempo para los cuestionarios cronometrados e incluimos un enlace a un blog con una demostración en vídeo.

Impact nos ayudó a los profesores a recibir la información en el momento oportuno y esto ayudó a los alumnos que necesitaban tiempo extra Algunos profesores agradecieron personalmente la creación del video después de clicar en el blog el mensaje de Impact en el Panel de Canvas Para lograr este objetivo los roles de usuario tienen que ser precisos en Impact porque nadie quiere que los alumnos vean mensajes dirigidos a profesores o viceversa. Es algo que nos ha pasado Al adoptar Canvas los profesores figuraban como estudiantes en el curso preparatorio y por eso, en Impact, figuraban con el rol de profesor y alumno Por eso si enviábamos mensajes a alumnos los profesores podían verlos La solución fue utilizar la subcuentas de Canvas Creamos un subcuenta llamada Cursos Académicos que contiene solo cursos académicos Y luego creamos subcuentas separadas para otros tipos de cursos de Canvas como cursos de capacitación En la subcuenta de Cursos Académicos estamos seguros de que los profesores son profesores y los alumnos son alumnos y esto es muy útil cuando enviamos mensajes a cualquiera de estos grupos Otra cosa con la que hemos tenido éxito es el uso de grupos de usuarios personalizados en Impact Por ejemplo, cuando probamos una nueva herramienta en Canvas trabajamos con Impact para crear una campaña con mensajes que serían vistos solo por las personas que participaban en la prueba algo que puede ser muy útil es Grupos personalizados de usuarios Gracias de nuevo Elena por una gran solución al problema Como personal administrativo tú y yo apreciamos el uso de Impact por ser detallado pero también puede ser muy difícil de entender y navegar Intentar crear una Campaña en el Panel de Impact o agregar un mensaje nuevo para un área de Canvas que ha sido actualizada o alterada asegurarnos que los mensajes van dirigidos a los grupos correctos de usuarios asegurándonos de que sabemos cómo leer los datos que aparecen en el panel saber cómo filtramos todo para nosotros fue muy complicado hicimos muchas preguntas estábamos muy abrumados y un poco confundidos ¿puedes repasar cómo lo navegamos un poco mejor? Primero tienes que saber quienes son los encargados de Servicio al Cliente o CSM No tengas miedo de contactar con ellos agenda tiempo con ellos cuando tengas una pregunta o necesites ayuda con algo a la derecha hemos incluido una imagen de nuestra increíble encargada la Dra. Annelise Ewing Goodman En Servicio al Cliente responden rápidamente y te ayudarán a lograr lo que estás intentando lograr lo mejor posible Algo particularmente valioso de trabajar con el CSM de Impact es el conocimiento que tienen sobre cómo otras instituciones están utilizando Impact Por ejemplo, al reunirnos con un CSM de Impact descubrimos que había otra institución que usaba Impact para comunicarse con su comunidad del campus sobre su transición a YuJa que es la misma transición por la que estamos pasando ahora mismo. Pudimos aprender de su cronograma de transición y qué tipo de mensajes Impact utillizaban en diferentes puntos de su transición. Otra solución que tenemos es la capacitación cruzada en Impact para asegurarnos de que más de uno de los miembros del equipo se sienta cómodo con su uso y entienda cómo funciona.

Muchas gracias Elena aquí estamos con nuestras conclusiones sobre Impact al comienzo de esta presentación dijimos que íbamos a responder la pregunta ¿nos ayudó Impact a resolver nuestro problema de comunicación en el campus? Y creo que nos ha ayudado a acercarnos mucho más a donde queremos llegar cuando pienso en la comunicación con Impact puedo decir que lo que más me gusta es que lleva la comunicación directamente a donde está la mayoría de nuestra audiencia a diario que es en Canvas ya sabemos que los estudiantes no leen los correos electrónicos y los profesores no siempre tienen tiempo para leer cada correo que llega o es posible que no reciban esa comunicación en el momento exacto en que quisiéramos que la leyeran al aprovechar cosas como las sugerencias y los mensajes emergentes en Impact podemos captar la atención de los usuarios que nos interesan en el momento en que necesitamos que reciban el mensaje. Sarah, ¿cuál crees que es tu conclusión? Para mí lo importante es la comunicación entre el profesorado y los estudiantes La primera cita que mostraré aquí es "sigue apareciendo. No necesito esto cada vez que inicio sesión en Canvas" Este comentario nos dijo que necesitamos proporcionar información a nuestros usuarios sobre cómo cerrar y evitar que esa ventana vuelva a aparecer para ellos.
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